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制度规定
河北大学档案立卷整理业务规范
添加时间 2017-6-12 16:06:54    浏览次数 297 次   

一、组卷

(一)各立卷单位依据《河北大学档案归档范围和保管期限表》,按照保持文件材料的有机联系和便于查考利用的原则分年度、分问题、分保管期限进行组卷。

(二)视文件材料数量多寡进行组卷。

当同一性质的文件材料数量较多时,可组成若干卷,并在每卷的题名末尾分别加注(一)、(二)、(三)……以示区别,各卷使用不同档号(一卷一号),每卷不超过200页。

当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。

(三)卷内文件材料按重要程度或时间顺序进行排列:密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;批复、批示在前;请示、报告在后;转发件在前,被转发件在后的次序排列。其他文件材料按时间顺序排列。

(四)拆除文件材料上的金属物(如订书针、回形针等)。

(五)将卷内没有归档意义的铅笔印记用橡皮擦除干净,组卷过程中的所有书写内容均用黑色碳素笔。

(六)幅面大于案卷封皮的文件材料要进行折叠(可采用手风琴式折叠法),同时保证折叠后的文件在装订后不影响查阅利用。

(七)卷内文件材料应按照排列顺序,从“1”开始依次编写页号。成卷装订的卷内文件无论单面或双面,只要有内容,均应一面编写一个页号,用黑色碳素笔标在非装订线一侧的下角。

独立成册、不需装订的案卷,以件为单位,在每件文件材料的封皮右上方用黑色碳素笔填写相应档号。党办、校办、纪委等部门的有关涉密材料应按件单独装订并逐件在材料右上方加盖档号章,并用黑色碳素笔填写档号章内的各个项目。

二、系统录入

(一)案卷目录

依次录入年度、目录号、案卷号、档号、页数、案卷题名、起始日期、终止日期、是否开放、保管期限。

以档案馆2013年的一卷实际归档材料为例:

年度2013   目录号XZ1611  案卷号0007

档号2013-XZ1611-0007   页数43   是否开放控制

案卷题名河北大学档案馆2013年接受上级机关关于档案管理工作的文件

起始日期2013-01-22      终止日期2013-07-04

保管期限长期

1.目录号中的英文字母须大写

2.案卷号四位制的自然数(如:0001表示第一卷,0101表示第一百零一卷,1220表示第一千二百二十卷);各部门要按保管期限中的永久、长期、短期的先后顺序立卷输机,通常综合卷放在前面。

3.页数标注的是整卷的总页数与卷内目录的终止页数一致

4.是否开放统一设为控制

5.案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、年份和文种内容。

(二)卷内目录:

选中相应案卷,依次点击卷内数量新增按钮 ,逐件录入卷内目录的内容。每录完一件 ,点击保存按钮 ,系统会自动跳到下一件,开始下一件的内容录入。

1.件号以卷内文件排列的先后顺序从“1”开始填写的序号。

2.页号每件对应的起页。参看案卷实物,用从“1”开始的自然数编写(区别于案卷号的四位制数)。终止件的页号要标明起止页(终止件只有一页时也须标注清楚起始如:a-a止页的页码要和案卷目录上的页数一致。

3.文号文件制定机关的发文字号。

4.责任者形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。本着简明扼要的原则,若是河北大学的下属单位,须略去“河北大学”字样。

5.文件题名略去责任者不填,文字表述须做到简明准确,最多不超过六十个字符。

6.日期文件材料的形成时间。

7.备注若该件材料中有复印件,需在该栏中注明。三种情况,格式如下:

①若该件中的第一页为复印件:P1复印件

②若该件中的第一至第三页为复印件:P1-3复印件

③若该件中的第一至第三页、第六至九页为复印件:P1-3P6-9复印件

逐项录入每件内容,直至录完该案卷卷内所有内容。

经核对无误后,选中该案卷,提交审核。

、系统打印

待审核通过、系统归档完成后,打印案卷目录1份、卷内目录2份(一份随同卷内材料装订,另一份待移交时交给档案接收人员)、移交目录2份(待正式移交时,双方各执一份。移交方需在表中的移交人和移交单位的相应位置签字、盖章)。

四、装订填写卷盒

立卷单位将收集录入的文件材料装订整齐,认真填写封皮、封底各项内容,装入卷盒。

(一)采用三孔一线的方法 ,用白色粗棉线(可从档案馆领取),将案卷连同封皮封底装订成册,系活线结于案卷封底的中孔处。

(二)用黑色碳素笔按照统一格式认真填写封皮、封底各项内容:

1案卷题名第一行需缩进两个字符写至行尾,未完内容从第二行顶头写起

2归档单位和保管期限: 居中填写。

3密级不填。

4本卷情况说明填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关档案人员填写说明并签名、标注时间、加盖公章。

5立卷人由组成本卷的责任者签名或盖名章。

6检查人由对案卷质量进行审核的责任者签名或盖名章。

7日期填写时省略“年、月、日”三字,用“.”号分隔年、月、日。(例如:2013122日简写为2013122)。

(三)根据待装订的案卷材料的薄厚,选择合适的装具。

A4大小的卷盒卷脊厚度有2cm3cm4cm三种型号;A3大小的卷盒卷脊厚度有2cm3cm4.5cm三种型号。各立卷单位应从实际需要出发组卷装盒,避免薄卷装厚盒,造成不必要的装具和库存的浪费。

(四)用黑色碳素笔按照统一格式认真填写卷盒各项内容:

卷盒封皮各项内容填写方法同案卷封皮各项;

卷盒封底不用填写;

卷脊档号处须将档号(年度号、分类号、案卷号)分三行填写,如:

 2013

XZ16110007

五、归档验收

经档案馆工作人员检查合格后,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份移交目录存查。 

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