本馆概况 工作动态 兰台快讯 政策法规 制度规定 服务指南 河大主页  
 
制度规定
河北大学档案管理办法
添加时间 2017-6-12 16:06:14    浏览次数 398 次   

校政字〔2016〕9号,河北大学201662日印发


第一章 总 

第一条 为进一步规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)和有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、数据、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作由河北省教育厅主管,并受河北省档案局的指导、监督和检查。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作,学校将之纳入整体发展规划。

第五条 学校档案工作由校长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第六条 学校成立档案工作委员会。委员会主任由校长担任,副主任由分管档案工作的校领导担任。档案工作委员会的职责是:

负责学校档案工作的统筹协调、发展规划、规章制度建设、档案检查评估等工作。对各单位档案工作进行监督、检查和考核。

 

第二章 机构设置与人员配备

第七条 根据建校历史、全日制在校生规模和集中保管的档案、资料数量,学校设立档案馆。

第八条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案馆的分支机构。

第九条 档案馆的主要职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

第十条 学校为档案馆配备专职档案工作人员。校内各部门明确专人负责档案工作。

第十一条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,按照有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生。


第三章 档案管理

第十四条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高档案管理水平。

第十五条 归档范围根据国家规定和学校实际情况确定。

纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十六条 学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。

第十七条 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十八条 档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十九条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十条 档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十一条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十二条 档案馆与相关部门应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。

档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十三条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照有关规定报送档案工作基本情况统计报表。


第四章 档案的利用与公布

第二十四条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十六条 利用建国前的档案,须经档案馆负责人批准。利用党委常委会、校长办公会纪要、记录,财会、基建、科研及其他限制利用的档案,须经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第二十七条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十八条 档案馆设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》﹝DA/T18-1999﹞执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为利用档案创造便利条件。

第二十九条  档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

第三十条 档案馆应当采取多种形式,积极开展档案宣传工作。


第五章 条件保障

第三十一条 学校将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十二条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。


第六章 奖励与处罚

第三十三条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十四条 有下列行为之一的,学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。


第七章 附 

第三十五条 学校附属单位、挂靠单位的档案管理,根据实际情况自主确定。

第三十六条  本办法自公布之日起执行。《河北大学档案管理办法(试行)》(校办字﹝20036号)同时废止。

第三十七条  本办法由档案馆负责解释。

Online View PDF
     
 
版权所有:河北大学档案馆   |   邮箱:archives@hbu.edu.cn
地址:河北省保定市五四东路180号  邮编:071002 冀ICP备05007415号 保公备130603100019号